各位讀者不妨先想一個問題：如果有一份內部使用的報表，每個數字都是真的、來源都是公司內部的真實單據，它有沒有可能正在誤導您做決策？
多數人的直覺是，數字既然是真的，怎麼可能騙人。但，鈞御在輔導企業的經驗中發現，最危險的報表往往不是造假的那一種，而是看起來完全正確的那一種。它沒有呈現錯誤的資訊，卻使你可能做出錯誤的決策。
接下來的三個故事，主角是一家小型飲品公司、一家中型活動公司，還有一家規模不小、預算制度也很完整的製造廠。三家公司的體質差很多，卻都栽在同一件事情上，；相信了一份看起來沒問題、其實會誤導人的報表。
存摺餘額的假象
第一個故事，是一家連鎖飲品公司。
這位老闆管帳的方式很單純，其實很多中小企業主也都這麼做。他每天打開存摺，看一眼餘額，「哇還有好多錢，下禮拜的貨款付得出來、薪資付得出來」，他就安心；生意忙、現金流動得快，他就覺得這是賺錢的證明。對他來說，那串數字就是他的管理報表。
某一年，公司決定加速展店，向銀行借了一筆週轉金。從那天起，存摺裡幾乎永遠躺著七位數。貨款一筆筆進來，供應商貨款、員工薪資、店面租金、新設備採購一筆筆出去，金流進進出出，偶爾也會創新高。老闆看著幾百萬的銀行餘額，判斷生意蒸蒸日上，於是又簽下了兩個新店面。
但，事實是什麼？直到年度損益表結算出來，他才發現公司其實每個月都在虧損，整年累積下來是一筆相當可觀的赤字。
問題出在哪裡？出在他把存摺當成了損益表。存摺反映的是現金的流進與流出，回答的是公司現在手上有多少錢；損益表回答的卻是另一件事，公司這段期間到底賺了還是賠了。向銀行借來的錢會讓餘額變多，但那是負債，不是收入；某些時候收款集中、剛好沒什麼付款，銀行餘額就創新高了；花大錢買了設備，在查看存摺時也會自動在腦中加減計算把資本支出扣除掉，不覺得那是營運上的支出，殊不知那也都會以折舊費用的方式反映在財報上，畢竟設備也會壞，一定時間也該汰舊換新，但這也不是幾個月內的存款餘額變動會告訴他的。
所以，當現金的進出被當成了賺賠，存摺餘額再厚，也只是一種假象。老闆從頭到尾都沒看錯數字，問題是他用看現金的方式在判斷公司有沒有賺錢，這樣得到的答案，當然是錯的。
含稅造成的虛胖
第二個故事，發生在一家承接行銷活動的公司。
這家公司比前一位老闆講究得多，他們知道每個案子都要管控成本，因此特地設計了一張專案收支表，把每個專案的收入與各項成本逐筆登錄，案子結束就能算出毛利，看起來是相當完美的管理工具。
只是，為了方便前端的業務同仁理解及計算，所有專案收入及成本都是以含稅金額記錄的。
於是，總經理在報表上看到的營收，是含了5%營業稅的價格；會計部門結算正式損益時，認列的卻是未稅金額。同一個案子，管理報表上的營收就比帳上多出一截。單看一個案子，差異微乎其微，沒有人會在意。但把整年幾十個專案累積起來，就成了一筆系統性、又持續發生的營收高估。
最先浪費的，是部門間的溝通成本，每次總經理看到管理報表與財務報表的結果不同，心裡算不出來為什麼有這個落差時，就要兩方核對確認；甚至有些專案的成本大多是勞務、人力，而沒有取得進項發票，使得兩份報表的毛利率差異高達3個百分點。
報表沒有造假，每張發票都是真的。問題在於一者含稅、一者未稅，標準不同的兩個數字被擺在一起比較，誤判也就跟著來了。
同一份預算，兩種會計語言
也許有讀者會想，前面兩家都是制度不夠健全的公司，要是換成有規模、有正式預算制度的大企業，應該就能免疫了吧。
事實證明，未必。第三個故事的主角，正是一家編有完整年度預算的大型製造廠。
為了讓廠長能即時掌握支出、隨時對照預算，這家公司請資訊單位客製了一張管理報表。它的設計很貼心，以請款單的金額作為當下即時的支出依據，廠長今天簽了多少請款單，報表上的累計支出就跳出多少，旁邊同時放上年度編列的預算數，連預算達成率都一目了然。
但，這份報表埋了一個不容易察覺的衝突。請款單反映的是付款時點，本質上較偏向「現金基礎」；會計處理支出時用的卻是「權責基礎」，買進的設備要資本化，物料也要等到實際耗用時才認列成本，而不是在採購當下就全額算進去，會計帳上有折舊費用，但這份報表卻無法呈現。兩套邏輯差很多，這張報表卻共用同一份財務預算數。
接下來發生的事，幾乎是注定的。廠長是個負責任的人，他看著報表上的請款累計，盡可能調節採購節奏、壓低當期請款，努力讓支出貼近預算，報表上的數字也確實一期比一期漂亮。然而到了用會計基礎結算的正式預算損益檢討會上，差異卻大得驚人，明明這麼努力控管，怎麼還是對不上。
這也說明，問題從來不在廠長不夠用心，也不在報表的數字不夠即時。真正的麻煩，是這份報表用付款的時點在記支出，公司的預算目標卻是用會計的權責方式訂出來的，兩邊衡量方式不同，導致廠長努力認真，仍無法有效讓公司達到獲利目標。
結語：盡信報表不如無報表
回頭看這三個故事，飲品公司以為自己手頭寬裕，活動公司以為案子的毛利不錯，製造廠則以為預算控得很好。三家公司的規模、情境不同，報表上的數字也都是真的，卻不約而同把人帶往錯誤的方向。
這正是鈞御最想提醒各位的，一份設計或解讀有誤的管理報表，不會告訴你它錯了，它只會讓經營者在毫不知情之下，一次又一次做出偏差的決策，往往要等到年度財報結算，才驚覺問題已經累積了一整年。
鈞御在協助企業診斷與重建管理報表上累積了不少實務經驗，無論是讓管理報表和財務報表對接得起來、把成本與預算的口徑校準，還是幫經營者真正看懂數字背後的意義，我們都能提供具體的協助。如果您也擔心手邊的報表正悄悄影響判斷，歡迎與鈞御聊聊，讓 貴公司的財務管理更上一層樓。