４、零用金保管人是誰？
大部分的公司都是出納，但除了會計可能有些管錢又管帳的疑慮外，任何單位都可以設置零用金，並找個零用金保管人來管理。像有些營造業會給工地主任一筆零用金，用以支付點工、零星的工具採購費用，畢竟出納的辦公室並不在工地，零用金請款難以即時處理；又或者是有許多分點的連鎖店面，每個店面都會設置零用金。
這邊值得注意的是，不管零用金保管人是誰，最初設置零用金時，要簽一份零用金保管條給管理部留存，方便釐清到底零用金有多少、由哪個人員保管。
５、零用金收支紀錄要紙本還是電子
大家現在越來越習慣用Excel記錄，畢竟修改容易、打字比手寫快、還有公式快速加總餘額，但用電子形式真的沒有問題嗎？
通常會使用紙本是因為要讓請款人於紙本簽名釐清責任，如果零用金保管人心懷不軌，用私人支出發票拿來請零用金，就會在請款人的欄位留下軌跡，日後發現異狀才有辦法追查，但若是以電子方式記錄，就可以竄改請款人欄位，掩飾自己的犯罪軌跡。
所以若公司想要用電子方式記錄，請一定要使用零用金請款單，或在單據上面讓請款人簽名並押日期，以防止弊端。
６、要採定額零用金還是不定額零用金
零用金管理其實分成定額零用金及不定額零用金兩種，但上網搜尋零用金管理辦法，找到的應該都會是定額零用金，因為他的管理較為嚴謹，也可避免較多弊端。
所謂定額零用金，指的是零用金保管人手上的發票、收據加上現金，總是等於設置的零用金額度，舉例來說某公司設置零用金5萬元，員工們拿單據來請款，總共以零用金支付了2萬元，零用金保管人就會有2萬元的單據加上3萬元的現金，加起來還是5萬元；零用金保管人申請撥補時（也就是請出納從銀行領錢給他時），把2萬元的單據交出去，換2萬元的現金回來，使保管的現金回升到5萬元的水位，一樣符合當初設置的零用金額度。
不定額零用金跟定額零用金之差異在於撥補時，是想補多少就補多少，不必要跟單據的金額一樣，而且單據會另外送會計核銷，不一定在撥補時就會交出去；像如果零用金保管人目前持有2萬元的單據加上3萬元的現金，可能先申請撥補3萬元，擁有的現金就變6萬元，可能等一、兩個月再一次把手上的單據送給會計去做帳。
雖然定額零用金的管理較嚴謹，但許多新創公司是用不定額零用金的方式管理
最常見用不定額零用金管理的原因就是：「從銀行領出跟單據一樣的金額很麻煩。」
像上面的例子是為了簡化計算，但常常單據加起來的金額會有尾數，像是17,821元，常常讓出納在取款時覺得很麻煩，所以才會採用不定額零用金管理。
但鈞御還是建議大家採用定額零用金管理，不要因為取款的小小不便，就讓公司承受管理上的風險，最後，我們整理了定額零用金管理的好處給各個新創公司作為參考：
1、隨時盤點零用金便可得知零用金是否有挪用或管理不當
如前所說，定額零用金在任何時間點，單據加現金都會是一個定額，所以任何時候盤點，只要加起來不是定額，就是管理有問題或出錯；相反的，如果不定額零用金去做盤點，盤點到的現金只能與零用金收支紀錄的餘額來核對，如果紀錄尚未完成或有竄改，就難以釐清到底有沒有問題
2、單據請款跟撥補同步處理
因為定額零用金總是遵守「單據換錢」的原則，所以如果零用金不夠要申請撥補（請出納領錢給零用金保管人），就會填單並附上單據，給會計記帳，最後再交到出納去銀行領錢；不定額零用金則是獨立的兩個步驟
3、零用金額度具有風險控管的意義
零用金額度是為了控制公司可能面臨的財損，定額時一定可以管控風險，但不定額時，當時設置的額度就很有可能被超過，我們就曾看過某間公司的零用金額度最初設置10萬，但最高時飆升到20萬。
作者:鈞御股份有限公司 知識長王唯揚會計師
本電子報係採雙週發行，內容主要涵蓋專業人士及新創/青創公司有關業務發展及經營管理等相關之觀點與討論。(聯絡我們:https//www.chynyu.com.tw/)