妳(你)是否常有以下之工作場景: 辦公桌上堆滿公文或貼標籤待處理的資料、買了一堆書閒置未能閱讀、電腦下載的檔案越來越多看不完或等有空再看、電子信箱郵件塞爆、同時要處理多樣或多功能的任務而手忙腳亂。在工作生涯的大部分時間裡，我們都會覺得太忙了，有時忙到令人心碎，令人瘋狂；長時間的工作，讓我們常常錯過家庭時間或樂趣，造成難以置信的壓力。在我職涯中，我也常常發現同儕或員工因工作而忙碌的像陀螺一樣 – 團團轉，不論我個人、同儕或員工最後還是因過度忙碌，總是有許多事項未能處理好，或任務未能完全達成而感懊惱與後悔。
雖然我們在很大程度上都是責怪自己沒有花時間做更重要、高優先順序的工作，或者設法在合理的時間內完成所有工作，有更多的時間生活。但，這些狀況還是持續發生，我們一直被困在忙碌的隧道中。
從過去以來，管理與行為科學都在探討如何幫助解決工作與生活的衝突問題。這種衝突是壓力產生的主要原因，也是導致健康情況不佳、生產力下降和性別平等停滯不前的關鍵因素—主要是人員忙碌的結果。也許最重要的是，如何結束忙碌的迴路可能不是員工可以自己做的事情；最有希望的解決方案是在組織層面，而不是個人層面。
員工如何經歷工作與生活的衝突
當回顧職場工作時，幾乎在每個組織中，每個人都會說，有效的工作能力能達到工作與生活的平衡，而有時間在工作之外過充實而健康的生活，這是組織的核心價值觀。每個組織都在努力實現這一價值觀，但是電子郵件及社群媒體群組通訊可以隨時隨地傳送，工作蔓延到晚上、週末、假期、醫院候診室和家庭慶祝活動，人們感到筋疲力竭。然而，儘管如此，許多人還是非常公開地將這種過度勞累、過度忙碌的工作如殉道般當作榮譽。在一個組織中，工作人員說他們覺得沒有人應該每周工作超過40小時，然而，典型的員工實際工作時間卻遠超過那時數。
以使命為導向的非營利組織面臨著特殊的挑戰。那裡的員工經常認為他們的工作對社會與環境非常重要，以至於它比他們的薪酬、健康或工作與生活的平衡更重要；非營利組織員工要麼筋疲力盡，要麼處於精疲力竭的邊緣。雖然他們看到了工作與生活平衡的好處，但他們仍工作到筋疲力盡的地步，因為使命讓他們熱愛自己的工作；所以它在某些方面創造了一種抑制因素。
領導者的情況也好不到哪裡去。如果不是為了他們自己，至少是為了其他員工，雖然他們也期待工作與生活能更好的平衡，但他們往往是最嚴重的違規者之一，晚上9點發簡訊，週末或晚上發電子郵件，很少休假。一些領導者甚至沒有意識到他們的所作所為（過度工作）如何破壞了他們所說的信念（工作與生活的平衡很重要）。
再仔細觀察與省思後，我意識到，真正創造更好的工作與生活效率需要的不僅僅是告訴人們在晚上停用電子郵件或發訊息，或讓工作場所的每個人都知道他們應該做什麼；實際上我們是為了解決陷入更廣泛的忙碌悖論的工作場所文化。
忙碌悖論
忙碌悖論是當我們很忙，有一種高辛烷值、恐慌的感覺，認為時間是不足的，稱之為工作日“持續的忙碌時刻”，於是我們的注意力和專注能力就會變窄。行為科學上稱這種現象為「隧道」。而且，就像在隧道裡一樣，我們只能專注於眼前最直接、通常價值最低的任務。我們整天跑來跑去救火，趕緊開會，翻閱電子郵件，直到下午5點或6點，我們才意識到我們甚至還沒有開始我們一天中最重要的工作。
因此，我們在辦公室待得很晚，或者在晚上或週末把工作帶回家。如果你處於時間壓力和隧道的狀態，你就沒有時間來實現長期目標。一直專注於短期任務會讓你無法制定戰略計劃，並導致你持續的忙碌。
從理論上講，人員可以忽略他們之前沒有完成的任何工作。但現在很難突破隧道：與一個世紀前美國人在閒暇時間展示自己的地位不同，忙碌已成為新的榮譽徽章；日本的傳統也是以忙碌來展示其地位。因此，即使我們哀歎每個人都很忙而沒有人有生產力的工作場所，忙碌實際上已經成為表明對工作和領導潛力的奉獻精神的方式。其中一個原因是，雖然生產力在工廠車間或農場相對容易衡量，但我們還沒有開發出衡量知識工作者生產力的良好指標。因此，我們在很大程度上依靠工作時間和辦公室的面對面時間作為努力的標誌，隨著技術的出現和遠端工作的能力，隨時保持聯繫和回應是新的面對面時間。“隧道”不再是偶然發生的事情。
因此， 21 世紀的理想工作者是工作出色、休息良好、健康、工作之外生活美好的人，而不是被困在繁忙的隧道裡筋疲力盡。人類的決策不是由個人個性或意志力決定的，而是由環境決定的。
讓員工擺脫忙碌悖論的 3 種方法:
認識到社交信號的力量
當我們在工作時，我們看到的只是其他人在工作。當我們看到深夜的電子郵件或簡訊時，我們會假設我們的同事或老闆整天或晚上都在工作，沒有被打擾，而他們可能出去遛狗或與家人共進晚餐。但是工作之外的生活並沒有在公司登錄，因為我們看不到它。更重要的是，我們通常不想與同事和老闆分享工作之外的生活，以保持我們一直在工作的忙碌神話。
我們相信這種狀況最終會錯誤校准；為了糾正這種“永遠在線”的誤解，管理者應更加開放：午休、準時離開辦公室、靈活工作、去度假、談論工作或照顧責任之外的生活，以及更明顯地鼓勵其他人也這樣做，甚至可能包括共享日曆上的生活事件。另一個實驗涉及自動提醒。這些提醒會在每年年初發出，並促使人們安排假期。
另外，透過團隊合作，設計電子郵件、電話和簡訊協定，以減少或消除正常工作時間以外的工作溝通，特別是那些為其他人設定期望的領導者。
為重要工作構建放鬆時機
人類在估計完成事情實際上需要多少時間和精力方面很糟糕。這被稱為計劃謬誤，而忙碌悖論只會加劇這種低估和過度承諾的傾向。因此，故意安排一段閒暇時間來完成任何在緊急情況出現後被推遲的工作，或者完成一個比你想像的要長久的專案。另一個想法是在假期前後在工作中創造“過渡日”，人員的唯一期望是在離開前結束工作，並在外出時彌補他們錯過的東西。這將使人有更好的機會在假期期間真正拔掉插頭和充電，並幫助人們在假期後輕鬆恢復工作。人們不會因為害怕落後而感到被迫回復電子郵件，或者害怕在等待的收件箱中處理即時的工作需求。這實際上對於做好工作非常重要。
閑暇時間需要一種新的思維模式，我們體認到無論我們多麼仔細地計劃，工作緊急情況和意外需求總是會出現，專案和任務通常需要比我們分配的更多的時間。因此，創建空白空間並不是懈怠，而是讓你有效地完成最重要的工作，並防止它蔓延到你的餘生。
提高每個人工作量的透明度
許多參與我們專案的人覺得他們總是很忙，忙著開會、回復電子郵件、與他人合作，但不一定有成效。他們發現很難找到大量不間斷的時間專注於一個大專案，更不用說計劃、思考或制定戰略了。有些人甚至說，他們利用帶薪休假只是為了有一天不間斷的獨立工作。
因此，安排一周的優先事項，並使實際工作量對老闆和同事透明。人們的想法是，每次有人想召開會議時，都可能產生相互時間上的摩擦。隨著優先工作變得更加透明，召開會議不會被視為免費，而是一種價值觀權衡：每個人都因為參加這次會議而沒有做什麼？會議是否更好地利用了每個人的時間？
另一個想法涉及「會議衛生」，即會議能否在必要的議程、有限的時間和具體的行動計劃下變得更有效率？
最後，希望這些措施將幫助人們開始以自己的方式進入一種新的思維方式。如果他們看到他們可以更有效地工作，並擁有更健康的工作與生活平衡，也許與其讚揚那些吹噓自己超級忙和一直在工作的人，應該讓他們會開始思考：如果員工沒有完成他們最重要的工作，處於倦怠的邊緣，幾乎沒有時間生活，這個組織需要改變什麼?
作者:鈞御股份有限公司 總顧問陳富煒會計師
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