組織是由人的集結而組成,因此存在有各自的夢想與願景,而且,每個人的價值觀、做人處事的方法及需求的不定期改變,組織就算具有一個完善的架構,問題與衝突仍持續發生。身為管理者,必須要有提前發掘問題及排解衝突的認知,如此才能讓組織循著預期的方向運作。本篇主要彙整與分享筆者過去身為管理職務及近年來輔導企業與組織所遇見及觀察到的組織內部問題與衝突情況,以供讀者參考
1.整體目標與個人目標的衝突
一個運作良好的組織,都會在年底參考當年度經營結果,並設定次年度的整體目標,此目標不但清楚描述組織企圖心及組織預期的經營成果,包括管理者及員工的績效與可能報酬。然後再將整體目標以有邏輯的方式,透過溝通協調後分配到各個事業(作業)單位,以督促及落實。其中,最困難的事是如何協調事業單位與整體組織目標的一致,還要彌平許多個人目標與事業(作業)單位目標間暨整體目標間的差異與衝突。管理者,會耗竭其精力與時間在處理與協調各項目標衝突,也常常讓管理者覺得精疲力盡,萌生倦怠感。說實在話,這些是管理者必須面對且未能避免的工作,也只有達成一致目標共識,組織才能順利運作。所以,其中的積極與持續溝通協調至關重要。一旦達成共識,則不輕言改變與調整,一切待執行情況再為審視與檢討執行方式的修改。
2.管理者與員工身分的認知混同
有許多管理者都是經過層層職務升遷的,很少有組織會或能告訴這些新上任者如何扮演好管理者的角色,或其主要功能。許多下位者都會去觀察或學習上位管理者是如何處理事務及習性,自然而然的因耳濡目染都學到上位管理著的兩三分樣子,只可惜未能更深入探討真正處事方式之核心道理。於是,升遷後各憑本事,往往經過跌跌撞撞後,來定義自己的功能與角色。有趣的是,剛升遷時及後一年中,往往員工或下屬的心境揮之不去,常常不知不覺中會表現出員工之態勢,甚至還是以員工的認知行事或溝通,甚至忘掉管理者應要有的使命與目標,還常常以了解員工自居。所以,組織應建立一套制度明確管理者應有的職能,並於選才與培育過程有序且有效的影響並改變接班人的認知與視野。
3.工作方式未能與時俱進
有時候身為高階管理者會安逸於現狀,享受之前奮力建立的團隊與功績,傲慢的漠視組織整體的需求,漸漸造成自我中心及自以為是的處事風格。於是乎,隨著時間的流逝,開始被邊緣化,光榮的成為組織內的冗員。這在管理實務上常被稱為「大頭症」,一直強調「我們以前都……」,於是昧於時空改變及技術方法的演進。所以,筆者在以前論述領導者的特質曾提到須持續學習,如此才能與時俱進,具有服眾的領導能力,而管理者,更應多方學習新事物與技術,增加管理上溝通的效率。
4.鄉愿及用人不唯才
過去常見管理者私下討論下屬的能力與作業方式時,總是多所抱怨,而且都覺得新一代能力不足;奇特的是,每到績效考核,又常因擔心人力不足、總是以很聽話或因個人情誼,而為反向的評核結果,十足的鄉愿。其實,管理者還賦有「教」的職能,員工的好壞,應秉持公平公正的態度來考核,就其實際案件表現來下定論,不能失之情緒,更應多聽第三者的看法。若表現及能力真的不行與不符合組織需要,應立馬處理或資遣,以免影響團隊其他成員的感覺與運作。但,管理者有責任與義務去了解下屬的專長與能耐,於工作分配與協同作業時達適才適用,畢竟員工來自各方,背景也不一致,管理者不可能也不需要將所有人「捏成一樣」。
5.畏縮不敢面對問題
管理上最怕的是知道問題所在,而遇事不決或延宕推託。如以上所述,管理者要有解決問題的能力,姑不論方法為何,最重要的是要勇於面對問題,挖掘問題之始末及擬定解方。無感、躲避、拖延、漠視問題將會讓組織陷於混亂與危機中。尤其是涉及人的問題。