出納作業通常是組織所有內外部交易的最末端，其工作雖繁雜，但是需要細膩度與正確度，包括必須要仔細核對的數字、跑銀行並長時間等待叫號、體驗極差的網銀操作。創業者往往避之而不及，希望把時間專注在業務拓展或產品開發上，只要一有機會，就想把這些事務交給公司的行政會計來處理，也因此，許多青創企業的出納作業因此淪為「毫無管控」。本文將探討出納作業的管理重點，讓經營者可以用最有效率、花費時間最少的方式進行管理，同時保障公司資金安全，提升營運的效果及效率。
編輯與放行 / 大章與小章
權責劃分一直被認為是內部控制機制最有效的一種方法，將整個交易流程拆分給不同人執行，便可讓彼此互相勾稽，避免錯誤，也可大幅降低「一念之差」所導致的舞弊風險。
公司付款常見之方式有網銀轉帳、銀行臨櫃匯款及開立支票。若是網路銀行操作，往往可以申請兩個不同權限的帳號，一個帳號可以編輯網銀付款，也就是填入預定轉帳日期、轉帳帳號、金額等，另一個帳號則擁有放行權限，確認放行後該筆付款才會排入排程，於預定的付款日期付款。所以公司可以申請編輯權限給公司的出納人員，放行權限給管理階層。
若是臨櫃匯款或者是開立支票，則包含填寫取款條或支票及用印銀行約定印鑑兩步驟，與網銀付款類似，公司可以請出納人員填寫取款條或支票，並用印約定的小章，再由管理階層用印大章。
許多青創企業往往以管理階層過於忙碌、行程無法配合緊急付款等原因，而把所有作業權限放到出納一人身上，但這個作法產生的風險幾乎是不可控的，建議還是維持權責劃分的原則，去思考如何避免緊急付款，又或者有其他人選適合執行放行（例如說會計）。
每月核對銀行存款餘額
會計人員每月完成帳務處理後，會於資產負債表記載當月底的銀行存款餘額，該金額應與實際銀行帳戶的餘額核對，若有可疑的帳戶進出，便可藉此發現。
這個管控機制的重點在於「所有銀行帳戶」都要核對，很多公司都有不只一個銀行帳戶，但有些是經常使用的帳戶，有些則是特定用途的帳戶，平時不太有異動，會計或出納人員常以那個帳戶不太有異動而不核對，但鈞御在提供諮詢顧問，輔導過程就曾遇過公司出納從鮮少使用的銀行帳戶領出現金，供會計師盤點並用以掩飾挪用零用金的事實，而該銀行帳戶因少使用而未將大小章分開保管，也是另一個掩飾放行能得逞的內控缺失。
付款帳戶的核對
核對付款帳戶是出納管理最重要的一環，但幾乎所有青創企業都沒有確實執行。
像鈞御最近接觸的一家青創企業，付款大部分是透過網銀執行，由出納根據過往付款的紀錄將所有付款帳戶整理至一份清單，每次付款就是比對該清單資訊，來找出供應商的匯款帳戶。但那份清單只是一份隨時可編輯且無權限控管的Google試算表，出納如果心懷不軌，將其中重要供應商的帳戶換成自己的帳戶，便可在無人察覺的情況下將應該付給供應商的款項匯入自己戶頭。更不用說董事長放行時，幾乎不曾核對銀行帳戶是否正確。
如果今天公司規模較大，財務部門不只1人，可以依權責分工的概念，由另1個人檢查帳戶是否正確，否則這將變成是放行者責無旁貸的工作。
結語
在討論出納作業管理的過程中，我們強調了制度的嚴謹性和權責的清晰分界。從案例中可見，依賴個體的誠信而忽略制度建設，往往會引發不可預見的風險。「不要挑戰人心」，過度信任個人而非制度，可能導致企業面臨嚴重的財務漏洞。
因此，無論企業規模如何，建立和完善內控制度是確保財務安全、提升管理效率的關鍵。出納管理不僅是數字的核對，更是企業內控的重要環節，影響著企業的穩定與發展。企業應通過明確的分工、定期審核及有效的技術支持，來強化內部控制，確保長遠的財務健康。
作者:鈞御股份有限公司 知識長王唯揚會計師
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