在現代組織運作中，加班已經成為一個普遍現象。無論是因為工作量大，還是員工自身的積極性和責任感，很多員工會在工作時間之外進行或完成額外的工作。然而，未經核准的自動加班問題卻帶來了諸多挑戰，包括法律風險、健康問題和管理難度等。本文將從《勞動基準法》的相關規定出發，探討員工未經核准自動加班所引發的正反面向，並提出建議，幫助公司能更好地管理和規範這一行為。
我們來看看勞動基準法對於加班的相關規定有哪些?
1. 工時與加班的規定
根據《勞動基準法》第30條，正常工時每日不得超過8小時，每週不得超過40小時。如果需要加班，必須符合以下條件：
(1) 必須經過員工同意。
(2) 每日延長工時不得超過2小時，每月總延長工時不得超過46小時。
這些規定主要在保護員工的身心健康，避免過度工作對員工造成不利影響。
2. 加班費的計算
《勞動基準法》第24條規定了加班費的計算方式：
(1) 平日加班：工資的1.34倍。
(2) 例假日加班：工資的1.67倍。
這些規定確保員工在加班時能夠獲得合理的報酬，補償其額外付出的時間和精力。
3. 未經核准自動加班的法律後果
《勞動基準法》對於未經核准的自動加班並沒有明確規範，但企業應建立內部規章制度並妥善處理此類情況。如果企業未支付相應加班費，可能會引發勞資糾紛，並可能面臨勞動檢查機構的處罰。因此，企業有責任監控和管理員工的工作時間，避免違反法律規定。
而對於員工未經核准自動加班這件事，我們可以從正反面向來看看:
1. 正向
(1) 提高工作效率與完成度：員工自行加班，通常是為了在規定時間內完成未完的工作，這有助於提升整體工作效率和項目完成度。例如，在緊急項目中，員工自發加班可以確保項目按時交付，增強團隊的競爭力。
(2) 員工責任感的展現：那些會自行加班的員工通常責任感強。他們願意犧牲自己的時間來完成工作，這對於企業文化和團隊精神都是正面的激勵。這樣的員工常常被視為公司的中堅力量，他們的責任感和敬業精神能夠帶動其他員工，形成積極的工作氛圍。
(3) 靈活性與自主性：在一些情況下，自行加班可以給員工帶來更大的靈活性和自主性。他們可以按照自己的節奏完成工作，而不必拘泥於固定的工作時間。這種靈活性在某些創意性或高壓工作中尤其重要，因為員工可以在最佳狀態下完成工作，提高工作質量。
2. 反向
(1) 健康風險與工作壓力增加：長期加班對員工的身心健康不利，可能導致疲勞、焦慮和其他健康問題。長時間的工作可能導致睡眠不足，進而影響工作效率和個人健康，甚至可能導致嚴重的健康問題，如心血管疾病和精神壓力相關的疾病。
(2) 勞資關係緊張：未經核准的加班可能引發勞資糾紛。員工可能會認為公司默許加班卻未支付相應的加班費，這將直接影響勞資關係的和諧。勞資關係的緊張會導致員工的不滿，進而影響工作積極性和團隊協作，甚至可能導致員工離職。
(3) 管理難度增加：如果企業未能有效管理自動加班現象，會導致工時管理混亂，增加人力資源部門的管理難度。試想一下，如果每個員工都按照自己的時間表工作，整個公司的運作將會變得多麼混亂，這會對項目協作和進度控制造成不利影響。
那麼企業又該如何規範員工未經核准自動加班的行為呢?
1. 建立明確的加班申請制度
企業應該制定明確的加班申請流程，要求員工在加班前必須經過上級主管的核准，並且將申請和核准記錄在案。這樣可以有效防止未經核准的加班，確保所有加班行為都是經過充分考慮和批准的。
(1) 加班申請表：設立加班申請表，員工需要在加班前填寫申請表並提交給主管審核。申請表應包括加班的具體原因、預計加班時間和加班內容。
(2) 加班審核流程：建立加班審核流程，主管需要在一定時間內對加班申請進行審核並作出批准或拒絕的決定。審核流程應簡單明瞭，避免過多的繁文縟節，以提高效率。
(3) 加班記錄與監控：所有加班申請和批准記錄應保存在公司的考勤系統中，以便於日後查詢和監控。這不僅能夠保護員工的權益，也能讓公司管理層對工時和加班情況有更清晰的掌握。
2. 強化加班管理與監控
通過考勤系統加強對員工工時的監控，確保所有加班都經過核准，並按規定支付相應的加班費。這不僅保護了員工的權益，也讓公司管理層對工時和加班情況有更清晰的掌握。
(1) 電子考勤系統：引入電子考勤系統，實時記錄員工的上班和加班時間。這樣可以自動生成工時報告，減少人為錯誤，並提供準確的加班數據。
(2) 工時報告與分析：定期生成工時報告，對員工的工時和加班情況進行分析。這樣可以及時發現異常情況，並採取相應的管理措施。
(3) 自動提醒功能：設置自動提醒功能，當員工的加班時間接近或超過法律規定的上限時，系統會自動提醒員工和主管，避免超時加班的情況發生。
3. 提供工作效率提升的工具
公司應該投資於提高員工工作效率的工具和培訓，這樣可以減少加班的需求。例如，提升工作流程、提供自動化工具等，都能讓員工在規定的工時內完成更多的工作，從而減少加班的必要性。
(1) 流程優化：對現有的工作流程進行優化，減少不必要的步驟和環節，提高工作效率。這樣可以讓員工在正常工作時間內完成更多的工作，減少加班的需求。
(2) 自動化工具：引入自動化工具，如項目管理軟件、時間管理工具等，幫助員工更高效地完成工作。這些工具可以簡化工作流程，提高工作效率，從而減少加班的必要性。
(3) 培訓與發展：定期為員工提供工作效率相關的培訓，幫助他們掌握新的技能和工具，提高工作效率。這樣不僅可以提高員工的工作效率，也能提升他們的職業發展。
4. 推行健康管理計劃
員工的健康是公司的寶貴資源。公司應該推行健康管理計劃，關注員工的身心健康，提供心理諮詢服務和健康活動。這樣可以減少員工因工作壓力而自動加班的情況。
(1) 健康體檢：定期為員工提供健康體檢，及時發現和解決健康問題。這樣可以保障員工的身心健康，減少因健康問題而導致的工作效率下降和自動加班。
(2) 心理諮詢：提供心理諮詢服務，幫助員工應對工作壓力和心理問題。這樣可以減少因心理壓力而導致的自動加班情況，提高員工的工作滿意度和幸福感。
(3) 健康活動：組織各種健康活動，如運動比賽、瑜伽課程等，鼓勵員工參與，增強員工的身心健康。這樣不僅可以提高員工的身心健康水平，還能增強團隊凝聚力。
5. 建立員工獎懲機制
公司應該建立獎懲機制。對於未經核准自動加班的員工，應進行適當的懲戒。而對於遵守規定並按時完成工作的員工，應給予獎勵。這樣的制度可以激勵員工遵守公司的加班規範。
(1) 懲戒措施：對於未經核准自動加班的員工，可以採取一定的懲戒措施，如口頭警告、書面警告等。這樣可以讓員工意識到遵守公司規定的重要性。
(2) 獎勵措施：對於遵守規定並按時完成工作的員工，可以給予一定的獎勵，如現金獎勵、獎金、額外的休假等。這樣可以激勵員工遵守公司的加班規範，提高工作積極性。\
(3) 績效評估：將加班情況納入員工的績效評估體系，對於合理加班並取得良好績效的員工，給予積極的評價和獎勵。這樣可以引導員工合理安排工作時間，減少不必要的加班。
結論
未經核准的自動加班行為既有其正面效果，如提高工作效率、展現責任感，但也存在許多負面影響，如健康風險增加、勞資關係緊張和管理難度提升。為了有效管理員工的工時，企業應建立完善的加班管理制度，這些制度與措施不僅能保障員工的合法權益，也能提升企業的管理水平和工作效率。
希望通過這篇文章，能讓企業和員工更好地理解未經核准自動加班的各種影響，並共同努力，創造一個更加和諧、高效的工作環境。畢竟，只有員工和企業雙方共同努力，才能實現真正的雙贏。
作者：鈞御股份有限公司 營運長李盈瑩會計師
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