新創企業的成長過程中,除了因財務管控不當而讓新創在許多地方嘗到苦果,甚至意外終止旅程外,人也是對營運成功與否有很大的關鍵;但,如何讓人依循公司的目標及方向執行其日常作業,適當且良好的內部控制制度實不可缺。
雖然我們在去年12月的電子報探討了財務紀律,但例行運作與執行都應該要有一定的準則與規範,讓公司所有的人員都能在共同的規矩下作業。新創公司不論大小及成長的各階段,都需要有合適的內部控制制度,才能讓公司所有作業上軌道。但,要如何制定內部控制制度呢?新創公司在制定內部控制時又應注意那些事項呢?本文將簡潔扼要陳述如下:
初期的重點主要在營運資金控管、組織權責劃分及流程表單化。
營運資金的控管,通常建議制定12個月的滾動式現金流量預測,以掌控各月份及未來各月的現金餘額或缺口,如此才能確保資金用於正確的項目上,也讓收付款上軌道,或用以決定增資與借款;資金控管是決定公司存亡的關鍵。組織權責劃分,也助於釐清組織中人員或部門的職責,可避免混淆;除非是一人公司,校長兼工友,否則有人就必須要有權責,運作上才能明確與有效。流程表單化,所有的作業過程都應該要有證據及核決,表單化不但讓作業有依歸,也能透過簽核達成當責的目的。其他還應該注意的有:
1, 量身訂製:內控制度應根據公司規模大小和業務性質設計出簡易暨具彈性的制度。
2, 風險導向:針對公司既有及可能面臨的風險制定相應的控制 措施。
3, 持續改善:定期評估並調整內控制度,以適應公司的發展。
4,員工參與:鼓勵員工參與內控制度的建立和實際執行。
制度的建立,應以流程圖等工具為視覺化流程,如此能讓員工易於了解,另外輔以數據收集與分析來辨識潛在風險。當有一定規模後,及考量營運上的複雜度增加時,逐步導入自動化系統,才能提高效率。
所以,建議初期階段,要建立基本內控框架,來確保資金安全和運營順暢。再視階段的發展,不斷完善內控制度,以因應公司規模擴大帶來的挑戰。內部控制的建立是一個持續的過程,需要不斷地調整和完善。新創公司可參考成熟企業的內控制度,但應根據自身情況進行適當調整。必要時,建議尋求專業人士的協助,以建立一套完善的內部控制制度。