企業在不同發展階段，對於ERP（企業資源規劃系統）的需求會有所不同。ERP是一種整合企業內部資源、流程與數據的系統，涵蓋財務、採購、庫存、人資等各方面功能，能提升作業效率並提供決策依據。
然而，若無相關經驗很難選擇合適的系統，也容易陷於業務人員的話術，鈞御希望透過這篇文章探討如何評選適合新創企業的ERP，或是專注於財務管理、沒有前端進銷存功能的會計軟體。
關注能產出的報表
ERP與會計軟體的核心價值之一是提供決策所需的報表。如果軟體無法產出需求的報表，企業將難以掌握財務與營運狀況。因此，在選擇軟體時，應該先確認該系統能夠產出的報表類型，例如：
● 損益表、分月損益表、跨期比較損益表、資產負債表等基本財務報表
● 進銷存管理相關報表（如存貨進銷存表、盤點報表）
● 應收應付帳齡分析、客戶交易明細
● 科目餘額表或對沖科目明細表
許多ERP的標準報表數量有限，甚至需要額外付費客製，因此應確認系統內建報表是否足夠，或具備彈性的報表自訂功能。同時，能否匯出Excel也是一大考量，因為財務人員通常需要在Excel進一步分析數據。
隱藏成本考量
除了購買或訂閱的直接費用外，選擇ERP或會計軟體時，還需考量可能的隱藏成本，例如：
● 導入與設定費用：某些軟體需要專業顧問協助導入，可能產生額外費用。
● 客製化與功能擴充：套裝版本無法滿足企業需求，若需配合企業需求額外購買模組或進行客製開發，成本會大幅上升。
● 使用者授權費：部分軟體按使用者數量計費，隨著團隊人員的增加，成本也會增加。
在評估軟體時，應詳細詢問供應商關於這些可能的費用，以免後續超出預算。
實際展示系統操作很重要
ERP與會計軟體的業務簡報通常十分吸引人，展示時擁有各種強大的功能，但購買後才發現當時展示的功能不包含在標準方案內，需要額外支付高額費用才能使用。而某些號稱強大的功能，可能因為無法串接前後端資料、或者我們於業務講解時自行延伸想像了系統中不存在的功能，導致實際使用時發現沒有想像中有幫助。
為了避免這些問題，在評選時應要求供應商進行實機操作展示，並提供與企業實際需求相符的情境範例。例如，若企業有電商業務，可以請對方展示ERP如何串接電商系統，而非僅僅聽業務人員描述「我們有這個功能」。透過實際操作，可以更清楚了解系統是否符合需求。
客服支援是否充足
無論系統多麼完善，企業在導入與使用過程中，仍可能遇到問題，例如：
● 軟體出現錯誤或BUG
● 企業員工未能完全掌握所有功能
● ERP與其他系統的串接出現問題
因此，應該確認供應商提供的客服支援是否充足。例如：
● 是否有專屬客服人員可聯繫？
● 是否需要額外付費才能獲得技術支援？
● 是否提供線上影音教學或詳細的文件說明？
● 是否有社群論壇或FAQ可供查詢？
該套軟體或供應商是否有擴充性
ERP軟體有各家版本，但以功能全面性而言，同個供應商或品牌也會有所謂大型ERP跟小型ERP，就算不考慮價格，大型ERP也不一定就比較好，大型ERP為了能因應所有需求，有非常多的設定，反而讓公司人員學習、導入的過程中非常辛苦。所以企業應依照當時的規模、需求來選擇適合的ERP，但需求隨著規模擴大而變化時，ERP或會計軟體的擴充性就至關重要。因為人的慣性比想像中大得多，已經習慣既有軟體的操作方式，要學習另外一套軟體的使用常使企業同仁抱怨連連。所以要考慮既有軟體是否可透過購買更多模組的方式達到功能擴充，又或者是同個供應商或品牌是否有其他更大型的軟體可使用，因不同品牌的架構與邏輯可能大不相同，轉換過程可能需要大量時間與成本，因此，選擇一套具有擴充性的軟體，有助於減少未來轉換的困難。
結語
ERP或會計軟體的好壞，大幅度影響企業人員的作業效率，甚至影響決策時的數據品質，企業應審慎評估，若是較為成熟的組織，還會考量到主機存放雲端或離線端的安全問題、系統中的簽核或內控設計，鈞御藉由過往輔導經驗提供一些參考指標，希望企業可以找到最符合需求的系統，提升管理效率，並為未來的成長奠定良好基礎。