組織目標的達成需要優秀的管理者來協助工作與任務的確實執行，其中涉及人的問題、工具的使用、資源的應用與分配，還有制度規範的遵守與良好的溝通。所以筆者在上次的文章中也說明管理者效能的重要性。但身為管理者，一天能投入工作的時間也只有8到12小時，在繁雜的工作中，到底做了何事，處理了多少人的問題，回了多少信，開了多少會，這些繁雜又耗時的事總是圍繞又占滿了管理者的一天時間；許多管理者忙於上述事情，根本無暇思考處理相關事項的效益與效率，更不用說是否處理恰當與合理。筆者當初仍任職於事務所的營運長時，還記得有一天安排了13場會，目的是解決人與資源分配的問題。雖然問題是解決了，但疲累不堪，且當日其他工作都沒處理，造成隔日累積一大堆的事待處理，及一堆的email要回，而每天又有新的事物堆疊進來，猶記得花了近一周的時間才完整消化掉所有應處理的事項。
此篇文章並不是要闡述如何處理事情與資源分配，反而要問的是，管理者如此忙是對的嗎?到底管理者如何做才最有效率且有效能?筆者在此呼應，優秀的管理者應該懂得時間管理，更重要的是，每天應該要能free up your time，也就是說每天要能撥出時間「釋放」自己。「釋放」自己主要原因不外是放鬆與跳脫現況，因為人若一直長期處在忙碌或處理事情的緊繃狀況下，易造成腦袋疲憊，思慮開始無法聚焦，甚至做出許多草率且不合理的判斷，當然脾氣也會暴躁，增加人與人的衝突。
試想，一天8小時的工作時間，妳(你)花在開會的時間有多少?看email及回email的時間多少?回電話及社群媒體資訊的時間多少?花多少時間在處理員工及人的問題?花多少時間在內部流程簽核?通常越高階或最高階的管理者，會議的時間佔約一半以上，處理員工與人的問題約佔三成，回電話及email約一成半，剩下的就是行政工作。當然，較低層級的管理者，可能正好反過來。所以，閱讀者會發現，管理者似乎沒有自我的時間，而且每天幾乎都在做同樣的事，日復一日，重複又重複，於是乎所謂的職業倦怠感發生，而且與上下屬及同儕間的人際關係也變質。
筆者才在此建議，優秀管理者要懂得「釋放」自己，給自己有「放空」的機會，跳脫當時的情境，不論是發呆、聽聽音樂、做自己有興趣的事、享受一杯一人的咖啡、或看看輕鬆小品與書籍，對後續工作的效能一定有所助益，也能平抑情緒及改善人與人的關係。
Free up 的時間可自定，最重要的是不受干擾，也不處理任何事，所以才叫「放空」。至於時間長短可隨興(半小時到一小時最合適)，但最好每天一致採行，高階管理者也要告知秘書此時程的安排。
說明至此，還是要建議，時間管理對管理者的重要性。要提醒的是，每天工作結束下班前，應該檢視當天所處理事項的過程與結論，然後寫下明日最優先應處理的三項事項；每天到辦公室的第一件事是先處理昨日所列出之優先應辦事項，再就當日新增事項擬定當日、次日及未來應處理的優先順序。如此，才能規劃Free up 的時間。應記得的是，事情是永遠做不完的。
作者:鈞御股份有限公司 總顧問陳富煒會計師
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