[鈞御雙周刊] 對「內部控制制度」應有的認知

「內部控制制度」一詞，在管理學上一直被引用與討論，尤其是談到制度的訂定、建立與管理效能。顧名思義，談到制度，就讓人想到是一定規模的組織才會去建立，並且要組織架構與功能完備。針對上述認知的誤謬，鈞御股份有限公司特於八月二十三日下午舉辦了一場以「如何透過內部控制制度達到經營管理的目標」之議題的閉門講習，受邀參加者主要是鈞御公司提供顧問輔導的客戶群，主要內容涵蓋如下:

1. 內部控制制度的目標與常見的困境
2. 組織與內部控制
3. 如何設計適宜的內控制度
4. 導入與落實常見問題
5. 結論-制度與人

課程內容架構完整，且簡顯易懂。筆者在此不一一贅述，但由參與者的提問與個人實務經驗，就以下項目補充說明，為閱讀者或經營者參考。

內部控制制度建立的目的

組織的經營管理，靠的不外乎就是「人」。但，「人」是個有意識的自由個體，總有情緒、好惡與私心，這也造成組織運作上的影響；若集結「眾人」在一個組織中一起為同一目標努力，因前述因素交互衝突而造成其複雜與不受控的情形，是可想像的。所以，組織為能有效的運作，並避免錯誤或舞弊的發生，及兼顧讓各「人」之職能發揮出其最高價值，設計出一適合的內部控制制度，一方面透過授權機制，讓更高層管理人員有更多時間運用在經營策略擬定與推動，另一方面也能間接促進內部資訊與報表的透明與可靠性。

一個適合的內控制度

多數人一直誤解只有一定規模(營收、人數、部門)的組織單位才需要內部控制制度；其實，只要有兩人(含老闆及一位員工)以上，就會有其內控制度，以達成上述目的，除非是校長兼工友的一人公司。對兩人以上的新創公司而言，組織的運作都有一定的規矩，只是不同組織因文化與人而有不同的內部運作模式，這運作模式早就由主事者說明清楚並為內部人依循而為，唯一不同的是，沒有書面化成為明確應絕對遵循的制度。所以，常會聽到業主抱怨下面人員更替時，問題重重。當組織還小時都如此，更遑論組織變大時，其問題可期。所以，不論組織單位大小，都應該要有明確的內控制度，而且可就規模情況，選擇當時或短期內絕對必要之項目(管理學上稱之交易循環)，設立制度並落實，以後再按發展情況，逐步擴充到完整。所以，沒有一套完整的制度可以滿足與符合任一產業與不同規模的組織單位，自我的客製化才能體現內部管理之精義。在此，還要特別呼籲，制度訂定後，除落實與推動外，也要定時就現況與發展所需，重新檢視既有制度以為更新與刪修，使制度更能達成其效率與效益。

永遠不能輕忽「人」

永遠要記住制度的關鍵不在有無書面制度及流程，也沒有所謂制度的好壞，制度的設立總是為因應當時及可能之需要而訂定的，更重要的是「人」。制度還是人所設計，其不免摻雜人性考量，所以空有制度，人不履行也等於空談，更重要的是，高階者常是制度的破壞者。所以，定期與不定期的內部抽核執行情況與落實情形是有必要的，一方面可達恐嚇效果，另一方面也可藉此發現制度的缺失為改善的依據。最後，還是要提醒主事者，制度設立後，自我堅持與遵守及以身作則，將是制度成功與失敗的最關鍵因素。

作者:鈞御股份有限公司 總顧問陳富煒會計師

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