[鈞御雙周刊] 制度建立的重要性

講到制度，大家都會聯想到大公司龐大且複雜的組織架構、冗長的簽核流程、數不清的表單、必須頻繁更新的電腦密碼；在講究速度及彈性的新創公司，普遍都不會先思考具彈性與合適的制度，在管理上主事者「獨斷」的公司更不可能為自己套上制度的枷鎖。

好的制度應該隨著公司的規模、經營的模式而有所調整；如果公司只有3、4個人，要採買什麼事物都跟創辦人報告一聲，自然沒什麼問題，但若公司規模成長到30、40人呢？還有辦法事必躬親的去了解每個細節，下每個決定嗎？所以台灣的上市櫃公司，以及國際級的外商公司，都有嚴謹的制度，也顯現制度有其必要性。

根據鈞御的剖析，制度建立的重要性有以下三點：

1.讓高階管理階層可以專注在更重要的事

就如同前面所提到的，每一個人的時間有限，當團隊還不大的時候，高階經營團隊自然可以了解公司所有的狀況，掌管好每一件事情；若團隊規模成長到數十人，甚至是上百人呢？你再想事事都參與，恐怕會淪為三國時代的諸葛孔明，這時你就需要一套制度，讓大家可以有所依循，做出正確的決定或判斷，例如低階而大量生產線員工的聘用或B2C電商大量消費者下單的核決。有了這些規則讓大家去依循，高階經營團隊就可以把時間節省下來，去做更重要的事情，領導整個公司的走向。

2.避免公司常常在補救錯誤

常言說得好，人總是從錯誤中學習，但有些錯誤的代價相當高，所以我們會希望參考別人的經驗，來避免自己犯下同樣的錯誤，就好像不要酒醉駕車的規定。同樣的，公司在成長的過程中，也一定會遇到錯誤並從中學習，但若總是在犯錯，就會讓公司的經營像是走兩步退一步，成長緩慢，如果遇到那些承受不起的錯誤，情況又更為嚴重，例如說機房電腦中勒索病毒，而且又沒有備份資料；又或者是未加了解便給予新客戶大筆的賒銷額度，導致客戶倒帳後引發公司的財務危機。

若能建立良好的制度，在這些風險發生前防患於未然，自然就能增進公司營運的效率，並降低經營風險及減少損失的發生。

3.讓公司有辦法規模化經營

我數年前去了趟美國，在當地人生地不熟的，我走進一間我最熟悉的店：麥當勞，在那邊我點了一個大麥克套餐，咬了一口後，我發現除了尺寸比台灣的略大以外，口味幾乎可以說是一模一樣，「麥當勞要讓你知道，走到哪裡吃到的麥當勞，都是一樣的」，這個理念就包含了麥當勞強大的制度管理，若生產的步驟沒有標準化、原物料品質的管理沒有標準化、人員出餐的速度沒有標準化，就無法有這樣的結果。

所以建立制度也是讓公司有辦法擴大規模，更有效的確保你可以複製過去成功的經驗，像是開設新的直營店、加盟店，又或者是要新擴一個工廠。沒有制度的拓展就會像在玩超級比一比，前面的人以為他在模仿超人，但傳到後面可能變成國小生在跳健康操，而偏偏隊伍中的每個人都很自信自己有傳達出正確的概念，這就是沒有依照制度就擴張容易產生的盲點。

最後，希望這篇文章能讓你了解制度建立的重要性，不論公司大小。若對於怎麼建立好的制度沒有頭緒，也歡迎您聯繫鈞御團隊，我們是由不同領域的專家組成的團隊，可以更全面的解決您遇到的各個問題。

作者:鈞御股份有限公司 知識長王唯揚會計師

本電子報係採雙週發行，內容主要涵蓋專業人士及新創/青創公司有關業務發展及經營管理等相關之觀點與討論。(聯絡我們:https//www.chynyu.com.tw/)

加入鈞御提前閱讀