好不容易與目標客戶約好見面，忽然覺得不知該如何談起，這是許多從業人員的痛。其難處在，第一次坐下來要如何「進場」，並且營造出良好的會議氣氛。
筆者的經驗是，若客戶的來源是透過介紹的，通常可以用與介紹人之關係來開場，較能拉近雙方的距離；若是因參加活動而來的，最好以還原活動現場及當日議題來開場，以協助對方回憶雙方認識的過程與共通的議題；若是自行找上門或自己以其它方式開發的，可以先客氣而真忱的謝謝對方撥冗見面，然後俟對方回應後，再簡短自我介紹，再正式進入雙方對談模式。
基本上，上述均屬開場寒暄。接下來，如何發掘客戶需求或展現自我服務能量，才是重頭戲。大部分的從業人員，在真正進入對談時，都會急著說明自家產品的優點或自己可提供的服務種類，而且極盡展現多樣性與自認之能耐；尤其是事先得知對方可能需要的商品或服務。這些情況，除非客戶已詢價多家，而會議時間短暫，或許能以低價者得，卻在無形中喪失許多可能的業務機會。筆者要表達的是，急於表達或展現自己，卻忘了試著發覺對方真正的需求及更多的業務機會。
「聽」，是做業務時很重要的一個技巧；如何認真且專注地傾聽，並聽出所以然，實在是個基本功。筆者發現，多數的人，聽的過程常常接收第一個訊息時，腦子裡就開始想應對方式，往往就漏了接下來的更多訊息；甚至插嘴打斷對方，於是造成訊息中斷或只接收片段資訊，而對方也因中斷後，忘了本來要談的事。所以「聽」也是一門藝術。但，「聽」之前，如何「問」更重要。所謂封閉式的問法，也就是對方只要回答「是」或「否」的提問，通常「發掘」不到進一步的訊息，也不用「聽」了。所以，開放式的問法(如為什麼、如果)，有助於資訊的收集與判斷。接下來，就可以提出那些需求的重要性及適度的回應，或創造業務機會。
初次拜訪談論時，也要能注意時間及察言觀色，要能見好就收，不讓議題過度延伸，收斂議題、確認可能需求，然後再次表達感謝對方，若有未盡事宜，試著表明下次再見；或說明回去後再提供可能的意見彙總、業務範圍與報價。
筆者雖簡述初次拜訪會談應注意的基本技巧，實際上，還是會有許多變數；如客戶有電話或秘書進來打岔、影響或中斷雙方對話，或臨時有急事，要終止會議等等狀況。所以，如何營造良好的會議氛圍，是需要多次之實戰練習、臨場機智應對與深入的觀察力；當然，每次會後的整理與檢討，是確保下個初次拜會成功的不二法則。
作者:鈞御股份有限公司 總顧問陳富煒會計師
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