身為管理者，你是否發現一天比一天忙?也比三年前更為忙碌？感覺擁有的似乎沒有比以前更多？你花更多時間去獲取新資訊，而不是從既有且已知的資訊或事物中萃煉出有價值的精華？公司是否訂下更多新規矩與辦法以因應新事件的發現，而非刪除既有的規範？大多數人對上述問題的回應都是「是」，這也是普遍管理著的共通問題。
每位管理者都知道管理的重要性，不論是對人還是對事；所以，管理者都被告知要有一套完整的管理辦法或制度，公司才能上軌道。於是開始建制度，尤其是當有發生錯誤或失控時，都以堆疊方式層層架上去，於是制度越來越複雜，管制辦法與規定越來越多，輕者讓人員無法完全遵循，重者讓組織效率下降，於是制度喪失原始宗旨；透過制度建立一致性的作業，使工作更有效率，進而達到案件及人的管理。亦即是說，普遍的管理模式或管理者都是採用加法的邏輯思維。
精減一直被管理者討論，而精減可視為減法的產物；甚至，有時候在第一時間不採取任何行動也是精減的結果。換言之，減法是成就精簡這種狀態的動作，但不一定是採取更少的行動。實務上，達到精簡，常需要採取更多行動與思考。人常會忽視減法，就算減法明顯是更好的選項。
COVID -19提供我們一個改變的機會，雖然其代價極高昂。它迫使我們重新思考自己的食、衣、住、行，還有社會與環境的影響；但有趣的是，二氧化碳排放的總量因此第一次減少。我們是否應該繼續把握其所帶來的減法生活方式嗎？我們是否該刪除自己並不需要的會議和通勤？還是我們會利用這個機會來進行內部制度的改變?但， 跟過去相同，無論是生活方式或想法的改變，都沒有一定的答案；可是，如何聚焦於精減及那些制度與作業可以精減，確實是管理者的重大議題。
例如，為了改變一制度或系統而採用加法時，制度或系統當然會獲得改善，但如果以減法思維來做改變或修正時，除制度或系統當然能獲得改善外，還包括舊制度與系統中移除不合時宜或有缺陷者。
大部分的人都善於加法，但礙於空間與時間有限，對如此多「額增」的事項將無法去化，漸漸的加法反而成為我們的負擔，使管理的工作變得複雜與艱難。新創事業後，為了業績，就積極的承接更多的業務；為了創造組織的好名聲，就來者不拒提供更多之服務；為了工作的成就感，就將行事曆排得滿滿的。於是，會議越來越多，案子也越接越多，該提供之服務越來越塞車以致無力感，於是身心越來越疲憊，越來越不知自己在做什麼，於是渾渾噩噩過日子，以至於喪失自我，毫無成就感可言。管理者應記住:「在有限的時間下，是無法滿足無窮盡的自我需求。」，縱使充滿了堅強的意志，奮力不懈，最後會發現事情並不如預期，而且白忙一場，加法在管理上不全然是對的。所以要懂得克制自己，以減法思維規劃所有事物。
所以管理者應該懂得讓時間留白與放空，好好的體會可能面對之焦慮、恐懼與挑戰，而拒絕也是一種減法思維，工作少一些，讓年輕及有能力者在舞台上揮灑，讓自己輕鬆管理且悠然自在。
我們一直以「加法」思維來改善人生與努力工作，卻忽略「減法」。事實上，「減少」能讓我們獲得更多時間與空間。
作者：鈞御股份有限公司 總顧問陳富煒會計師
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