公司不論大小，為因應平常營運上的小額支付，都一定需要零用金。因為大大小小的支出都經過請款、主管簽核、出納排程付款、匯款支付或開支票、會計記帳，實在太麻煩，而且沒有效率，尤其有些零星支出也不接受轉帳或開支票，像是計程車資、郵局快遞費等等。所以，零用金的設置與使用就應運而生，藉以一定的風險控管下簡化零星支付的流程。
零用金要怎麼管理？
大家熟悉的零用金管理流程如下：
同事今天去郵局把一份合約寄給客戶，付了28元，拿到了郵局的購買票品證明單，回來公司之後把購買票品證明單給出納，出納拿28元給他，在那張單據上面蓋上付訖章並放進去一個零用金的小袋子裡，並記錄在一本零用金收支簿。如果零用金快不夠了，就申請零用金撥補，去銀行把錢領出來。
在這個流程裡面，涉及到幾個零用金管理的考量點：
１、零用金請款時，要不要經過主管簽核？
因為零用金的支出五花八門，坐計程車、買板凳、衛生紙、零食等等，都可能憑單據請款零用金，零用金管理人（在上述例子中是出納）很難判斷這到底是真的用於公司的支出，還是員工的個人花費，所以有些公司會增加主管審核機制，讓該員工主管確認是不是真的可以請這一筆款項，但因為零用金的請領金額一般有上限，所以不會像一般的費用請款依照金額、性質簽到一級主管、二級主管、會簽等等，通常簡單給該部門主管簽核即可。
２、零用金支出的金額上限及設置的零用金額度
所謂支出的金額上限，指的是單一筆單據金額最高多少可以以零用金支出。因為零用金為求流程簡便，簽核較為簡略或者是完全不簽核而採事後核備，所以基於風險控管的考量，設定一定金額以下才可以用零用金請款，同時也會考量一般請款的金額來設置上限，才不會為了風險控管，結果管得太緊了讓零用金形同虛設。
而另一個風險控管的考量，就是零用金額度，意指零用金保管人可以擁有多少零用金。如果從銀行領100萬做為零用金，零用金保管人捲款潛逃了要怎麼辦？不可否認這種風險一定存在，也不是每次訴訟都一定可以拿回被侵占的零用金，但為了簡化流程勢必要承擔一些風險。
零用金額度就是你能承擔的風險，但同時也要考量，如果零用金額度定太低，常常用完要去跑銀行取款，又會降低效率。這個問題也可以搭配下一點，什麼樣的花費可以用零用金支付，例如說業務常常搭計程車拜訪客戶，計程車的零用金請款金額太多，就可以規定計程車資不能用零用金支付，要以員工代墊款方式請款，於薪資發放時一併轉給同仁。
３、什麼樣的東西可以用零用金支付
除了零用金容易不足而限制某些支出不能請款零用金外，通常像是購買機車、電腦等資產，或者是購買控管庫存的原物料，也可能限制不能請款零用金。
最主要的原因在於ERP的系統邏輯或流程，像是購買資產為了能順利在系統完成驗收、資產列入財產清冊，就必須使用請購、採購、驗收的系統模組，系統模組可能沒開放給零用金保管人而導致沒辦法打單，造成核銷時的麻煩；又或者是庫存控管必須即時記錄庫存，但零用金的單據核銷常常是積累一起處理，無法兼顧即時性。
作者:鈞御股份有限公司 知識長王唯揚會計師
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